Este összerakok egy számlát – de honnan tudom, hogy stimmel?
Kedd este, a nap vége. Három aktív projektből kettőnél közeleg a részszámlázás határideje. Kinyitod az Excelt, keresel egy ajánlatot, egy másik mappában keresed a leadott munkalapokat, és közben az alvállalkozó egy WhatsApp-üzenetben küldi az elszámolást.
Ez nem kivétel. Ez a hét normál menete.
Az általános kivitelezők legnagyobb számlázási problémája nem az, hogy nem tudnak számlát kiállítani. Hanem az, hogy nem tudják pontosan, mit kellene kiszámlázni. Az anyagköltség itt van, a munkadíj ott, a teljesítés igazolása valahol a papírkötegeknél.
Ennek van következménye: késő számla, alulszámlázott tétel, vitatott összeg a megrendelővel.
Miért csúszik el az ajánlattól a számláig az egész folyamat?
A folyamat nem egy helyen él
Az ajánlatot egy programban (vagy Wordben) készíted. A munkalapot papíron vagy egy másik appban rögzítik az emberek. A teljesítésigazolást e-mailben küldi a megrendelő. A számla a Billingóban vagy az accountantnál születik.
Ezek mind különálló lépések, különálló rendszerekben. Minden átadásnál információ veszik el vagy torzul.
Az alvállalkozói és saját csapatköltség nehezen köthető projekthez
Ha saját embereket és alvállalkozókat is koordinálsz, a ledolgozott órák és bérköltségek visszakövetése projektszinten szinte lehetetlen. Ki mennyi időt töltött a Kossuth utcai munkán? Mennyibe kerültek az alvállalkozói munkák a szeptemberi lakásprojekten?
Ezek a kérdések általában csak akkor merülnek fel, amikor már kell a szám – és akkor nincs meg.
Az anyag-elszámolás pontatlan
Az ajánlatban szerepelt 40 zsák cement. A valóságban 47 fogyott el. Ki vezette fel a különbséget? Senki. Vagy valaki, de nem rendszerben, hanem egy cetlin.
Ez a pontatlanság közvetlenül rontja a jövedelmezőséget: vagy te viseled a pluszköltséget, vagy vita lesz a megrendelővel.
Hogyan köti össze a PrimeManagement az ajánlatot, a munkalapot és a számlát?
1. Az ajánlat a számla alapja lesz – automatikusan
A PrimeManagement ajánlat-motorában felépíted a projektet: tételek, anyagköltség, munkadíj, alvállalkozói díjak. Ez az ajánlat nem egy statikus PDF – élő dokumentum, amihez a rendszer minden további lépést hozzáköt.
Amikor részszámla vagy végszámla kerül sorra, nem kell újra begépelni a tételeket. Az ajánlatból indul ki a számlázás, és látod, hogy az eredeti összegből mi lett már kiszámlázva, és mi van még hátra.
Eredmény: nem marad ki tétel, nem kell dupla adatbevitel, és a megrendelőnek is átlátható dokumentációt adsz.
2. A munkalap összeköti a terepet az irodával
A csapattagok és az alvállalkozók a helyszínen rögzítik a munkalapot – mit végeztek el, mennyi idő alatt, milyen anyagot használtak fel. Ez valós időben látszik a rendszerben.
Számlázhatsz abból, amit tényleg elvégeztek – nem abból, amit emlékezetből összeraktak.
Ha az egyik csapatod a Kossuth utcai projekten van, a másik egy ipari csarnoknál, mindkét helyszín teljesítménye nyomon követhető, és projekthez kötve jelenik meg a rendszerben.
3. A teljesítésigazolás és a számla nem két külön világ
Gyakori probléma: a megrendelő aláírja a teljesítésigazolást, de a számlázás csak napokkal később követi – mert az infó nem ér el időben az irodába.
A PrimeManagement-ben a munkalap lezárása és a teljesítés dokumentálása ugyanabban a rendszerben történik, ahol a számla is készül. Így pár kattintással állíthatod ki a számlát a Billingo-integráción keresztül – a teljesítés után azonnal, ne napokkal később.
Mi változik a napi munkában?
Nem a számla lesz a szűk keresztmetszet
Ha az ajánlat, a munkalap és a számlázás egy rendszerben van, a számlakiállítás technikai értelemben percekre csökken. A tényleges munkát – a projekt elvégzését – már elvégezted. A rendszer összeszedi az adatokat, te csak jóváhagyod.
Látod, melyik projekt jövedelmező
Ha a ledolgozott időt és az anyagfelhasználást projekthez kötve gyűjtöd, az ajánlati árat valós költséggel tudod összevetni. Látod, melyik projekten maradt profitod, és melyiken mentek el a fejlesztések.
Ez nem pénzügyi riport a könyvelőnek. Ez a saját döntéshozatalod alapja: melyik típusú munkát érdemes tovább vállalni, és melyiknél kell árat módosítani.
Az alvállalkozói elszámolás nem telefonon fut
Az alvállalkozók elvégzett munkája is rögzíthető a rendszerben – munkalap formájában, projekthez kötve. Így az ő teljesítményük is nyomon követhető, és az elszámolásuk nem WhatsApp-üzenetekre épül.
Konkrét helyzet: részszámlázás 3 aktív projekt mellett
Képzeld el: három projekted fut egyszerre. Az egyiknél heti részszámlázás van, a másiknál mérföldkő-alapú elszámolás, a harmadiknál a végszámla közeleg.
Excel és papír alapú rendszerben ez azt jelenti: három különböző fájl, három különböző logika, és valószínűleg három különböző helyen tárolt teljesítésigazolás.
A PrimeManagement-ben mindhárom projekt státusza és számlázási állapota egy képernyőn látható. Melyiknél van nyitott tétel? Melyiknél van aláírt teljesítésigazolás, de még nincs kiszámlázva? Ezt nem kell fejből tudni – a rendszer mutatja.
Mire figyelj, ha váltani készülsz?
- Az adatbevitel legyen a terepen is egyszerű. Ha az embereid nem veszik fel a munkalapot, az egész rendszer értéke csökken. Keress olyan megoldást, amit mobiltelefonról is gyorsan lehet kezelni.
- Az ajánlat és a számla legyen összekapcsolt. Ha a kettő különálló, dupla adatbevitelt csinálsz, és elvész az összefüggés.
- Ne kelljen könyvelői tudás a napi használathoz. A számlázási modul legyen annyira egyszerű, hogy te magad – vagy az irodavezetőd – pár perc alatt ki tudja állítani a számlát.
- Legyen Billingo-integráció. Magyar kivitelezők nagy része már Billingót használ; a rendszer, amit választasz, illeszkedjen ebbe a meglévő folyamatba.
Összefoglalás
Az ajánlattól a számláig tartó folyamat csak akkor gyors és pontos, ha minden lépés – ajánlat, munkalap, teljesítés, számla – ugyanabban a rendszerben él.
Altalános kivitelezőként, ahol egyszerre több projekt és csapat fut, ez nem luxus. Ez az egyetlen módja annak, hogy ne maradjon ki bevétel, ne legyen vita a megrendelővel, és ne töltsd az estéket adminisztrációval.
A PrimeManagement ezt a folyamatot köti össze egy helyen – ajánlat-motortól a Billingo-számlázásig.
Próbáld ki 14 napig, ingyenesen – bankkártya nélkül. Regisztrálj most, és nézd meg, hogyan néz ki a számlázási folyamatod, ha minden adat egy helyen van: primemanagement.hu