Hány órát dolgoztatok ezen a projekten? – A kérdés, amire nincs gyors válasz
Este 7 van, a megrendelő hív, és azt kérdezi: "Mennyi a jelenlegi állás, hány ember volt kint ma?"
Te pedig visszaszámolsz fejben. Laci azt mondta, 8-tól volt kint, de korábban ment. A két alvállalkozó valószínűleg egész nap ott volt – de biztosan? A papíros jelenléti ív valahol az irodában van, vagy talán a terepfelügyelőnél.
Ez nem egyszeri szituáció. Ha egyszerre több projektet viszel – saját emberekkel és alvállalkozókkal – a munkaidő-nyilvántartás az egyik legbiztosabb helye, ahol az adminisztráció csúszik, hibázik, és hónap végén fejfájást okoz.
Miért nem működik a papír és az Excel erre a feladatra?
A papíros jelenléti ív megbízható – amíg valaki aláírja, leadja, és valaki más beviszi Excelbe. Ha ez a lánc sérül, az adat elvész vagy késik.
Az Excel-tábla kezelhető – amíg egy projekted fut és öt embered van. Ha három projekt megy egyszerre, tizenkét saját dolgozóval és négy alvállalkozói csapattal, az Excel-tábla nem projekt-szintű képet ad, hanem lisszaboni térképet egy nagyvárosi közlekedési dugóhoz.
Konkrét problémák, amik hetente visszajönnek:
- A ledolgozott idő nem köthető projekthez. Az összesítő megmutatja, hogy Kovács Péter 168 órát dolgozott ebben a hónapban – de melyik projekten? Mennyit a társasházon, mennyit az ipariépületen?
- Túlóra és szabadság kézi vezetése csúszik. Ha az egyik csapattag betegen marad, és helyette más megy ki, ezt valakinek adminisztrálnia kell – azonnal, nem hét végén.
- Bérköltség és projekt nem találkozik. Hónap végén nem tudod pontosan, mennyibe kerültek az emberek projekt szinten. Ez megnehezíti az utókalkulációt, az ajánlattételt, a döntéshozatalt.
Hogyan oldja meg ezt a PrimeManagement HR jelenlét modulja?
A PrimeManagement HR jelenlét modulja arra épül, hogy a munkaidő-rögzítés ne az irodában, hanem a terepen történjen – és ne utólag, hanem valós időben.
Projekt-szintű jelenlét-rögzítés
Minden bejelentkezés és kijelentkezés egy adott projekthez kapcsolódik. Ha a csapattagod reggel elindítja a munkanapot a rendszerben, az nem csak azt rögzíti, hogy mikor volt ott – hanem azt is, melyik projekten dolgozott.
Ez az egyetlen mozdulat elegendő ahhoz, hogy te – az irodából vagy bárhonnan – valós időben lásd:
- Ki van kint éppen, melyik munkahelyszínen
- Hány óra gyűlt össze az adott projekten ezen a héten
- Melyik csapattag mennyi túlórát halmozott fel
Nincs telefonálgatás. Nincs "mondd meg Lacinak, hogy írja be". Pár kattintás a dolgozónak, azonnali adat neked.
Alvállalkozók koordinációja – egy helyen
Az egyik legnagyobb fejfájás az alvállalkozói munkaidő kezelése. Ők nem a te bérlistádon vannak, mégis koordinálni kell őket, és tudni kell, mikor és mennyit dolgoztak – ha mást nem, az ellenőrzés és az elszámolás miatt.
A PrimeManagement csapat-modulban az alvállalkozói csapatokat is hozzá tudod rendelni egy projekthez. A jelenlétük rögzíthető ugyanabban a rendszerben – elkülönítve a saját bérlistásoktól, de ugyanazon a projektnézetben láthatóan.
Eredmény: egy egyszerű projektnézeten látod, hogy ma délelőtt melyik saját csapat és melyik alvállalkozói csoport volt kint, és összesen hány ember-óra gyűlt össze.
Szabadság és túlóra – automatikusan, nem kézzel
Ha valaki szabadságot vesz ki, azt a rendszerben kell jóváhagyni – nem SMS-ben. Ha valaki túlórázik, az automatikusan megjelenik a havi összesítőben.
Nincs szükség arra, hogy valaki kézzel vezessen egy külön táblát a szabadságokhoz. Nincs arra lehetőség, hogy a túlóra "elfelejtődjön", mert benne van az adatban.
Hónap végén az összesítő pontosan mutatja:
- Összes ledolgozott óra – projekt szinten bontva
- Túlórák – személyenként
- Hiányzások, szabadságok – automatikusan levonva
Mi változik a projekt-kezelő modulban, ha a jelenlét is benne van?
A munkaidő-nyilvántartás önmagában is értékes – de a valódi előny ott jelenik meg, ahol a jelenlét-adat találkozik a projekttel.
A PrimeManagement projekt-kezelő moduljában minden projektnél látod az összesített emberóra-adatot. Ez azt jelenti:
Utókalkuláció, ami tényeken alapul. Ha egy projekten 340 ember-óra gyűlt össze, és tudod az átlagos bérköltséget, egyből megkapod a munkaerőköltséget. Ezt tudod összevetni az ajánlatban szereplő becsléssel – és legközelebb pontosabb ajánlatot adsz.
Projektek összehasonlítása. Ha egyszerre három projekt fut, és az egyiken aránytalanul sok óra megy el, az jelzés. Lehet, hogy csúszik a terv, lehet, hogy a hatékonyság alacsonyabb, lehet, hogy az alvállalkozói elszámolás nem stimmel. A rendszer ezt megmutatja – neked kell döntened, mit teszel.
Valós idejű projekt-státusz. A megrendelő hív? Megnyitod a projektet, látod a mai jelenlétet, a héten összegyűlt órákat, és tényszerűen tudsz válaszolni – nem emlékezetből.
Hogyan néz ez ki a gyakorlatban egy általános kivitelezőnél?
Képzelj el egy kivitelezőt, aki egyszerre három projektet vezet: egy lakópark belső felújítása, egy ipari raktár tetőcseréje, és egy kisebb lakásos munka. Saját 8 fős csapata van, plusz két alvállalkozói brigád.
Előtte:
- Minden héten össze kellett szedni a papíros jelenlétiket.
- A bérszámfejtőnek külön kellett összeállítani a listát.
- A három projekt között az ember-órákat manuálisan kellett szétosztani – leggyakrabban becsléssel.
- A hónap végi utókalkuláció több napig tartott, és még akkor sem volt biztos.
Utána (PrimeManagement HR jelenlét + projekt-kezelő modulokkal):
- A csapattagok napi szinten rögzítik a munkaidőt – projekthez rendelve, a telefonjukról.
- A kivitelező naponta látja, melyik projekten hány óra gyűlt össze.
- A bérszámfejtő hónap végén exportálja az összesítőt – kész.
- Az utókalkuláció pár perc, mert az adat már ott van.
Nem arról van szó, hogy ez varázsmegoldás. Arról van szó, hogy az adat, ami eddig szétszórt volt, most egy helyen van – és valós időben elérhető.
Mit érdemes figyelembe venni a bevezetésnél?
A munkaidő-nyilvántartás átállítása a csapaton múlik. Ha a dolgozók nem rögzítik naprakészen a jelenlétüket, az adat nem lesz megbízható.
Néhány gyakorlati szempont:
- Egyszerű legyen a rögzítés. Ha bonyolult a folyamat, nem fogják használni. A PrimeManagement mobilon is elérhető – a terepen is pár másodperc a bejelentkezés.
- Legyen egyértelmű az elvárás. Ha te elvársod, hogy napi szinten rögzítsék, és visszakérdezel rá, a csapat szokássá teszi.
- Vezess be fokozatosan. Kezd az egyik projekttel, nézd meg, hogyan működik, utána terjesszük ki a többire.
A PrimeManagement 14 napos ingyenes próbaidőszak alatt ezt tesztelni lehet – éles adatokkal, valós projekteken.
Próbáld ki 14 napig – bankkártya nélkül
Ha a munkaidő-nyilvántartás most szétszórt, és hónap végén mindig van egy bizonytalan napod, amikor összeszeded az adatokat – érdemes megnézni, hogyan néz ki ez egy rendszerben.
A PrimeManagement HR jelenlét és projekt-kezelő moduljai egymással összekötve működnek: a terepen rögzített munkaidő azonnal megjelenik a projektnézeten, és hónap végén exportálható összesítőként elérhető.
14 napos ingyenes próba, bankkártya nélkül. Regisztrálj, add hozzá az első projektedet, és nézd meg, mit mutat a rendszer egy hét múlva.
[Kipróbálom ingyen – primemanagement.hu]