Mi az a részszámla?
A részszámla (más nevén időközi számla vagy részteljesítési számla) egy kivitelezési szerződéshez kapcsolódó fizetési dokumentum, amelyet a vállalkozó a munkálatok előrehaladásával arányosan állít ki — nem a projekt végén, hanem annak során, meghatározott teljesítési szakaszokhoz kötve.
Egyszerűbben fogalmazva: nem vársz a végéig. Ahogy halad a munka, úgy folyik be a pénz.
Mikor állítható ki részszámla?
A részszámla kiállításának feltételeit mindig a vállalkozási szerződés rögzíti. A leggyakoribb modellek:
- Készültségi fok alapján: pl. az alapozás elkészültével, a szerkezetépítés 50%-ánál, a tető lezárásakor.
- Mérföldkő alapján: előre meghatározott munkafázisok teljesítésekor — pl. belső vakolat kész, elektromos fővezeték feketve.
- Időszakos elszámolással: havonta, negyedévente — jellemzően hosszabb futamidejű projekteknél.
Fontos: részszámlát csak olyan teljesítésről szabad kiállítani, amelyet a megrendelő — legalább részlegesen — átvett, vagy amelynek készültségi fokát közösen rögzítették.
Mi a különbség a részszámla és a végszámla között?
| Részszámla | Végszámla | |
|---|---|---|
| Mikor állítják ki? | A munkák során, részteljesítéskor | A teljes munka átadásakor |
| Mit fed le? | Az elvégzett munkák arányos részét | A fennmaradó, ki nem számlázott összeget |
| Feltétele | Részteljesítés igazolása | Végátadás, műszaki átvétel |
| Kapcsolódó dokumentum | Részteljesítési igazolás / munkalap | Teljesítésigazolás, átadás-átvételi jegyzőkönyv |
A végszámla mindig a korábbi részszámlák összegét levonja az elszámolandó teljes vállalási díjból.
Miért érdemes részszámlában gondolkodni?
Egy 40 milliós generálkivitelezési munkán nem engedheted meg, hogy 6 hónapig egy fillér se jöjjön be. A részszámla-rendszer a kivitelező cash flow-jának egyik legfontosabb védelmi vonala.
A vállalkozó szempontjából:
- Folyamatos bevételt biztosít az alvállalkozók és a munkaerő kifizetéséhez.
- Csökkenti a kinnlevőség kockázatát: kisebb tételek peresítése egyszerűbb, mint egy hatalmas végszámláé.
- Átláthatóvá teszi a projekt pénzügyi előrehaladását — mind a vállalkozónak, mind a megrendelőnek.
A megrendelő szempontjából:
- Látja, hogy a pénz ellenszolgáltatásért megy ki — teljesítésigazoláshoz kötötten.
- Kisebb összegű, kezelhető fizetési kötelezettségek terhelik egyenletesen.
Milyen dokumentumok szükségesek a részszámlához?
A részszámlához mindig szükség van egy alátámasztó dokumentumra, amely igazolja, hogy a kiszámlázott teljesítés tényleg megtörtént. Ez általában:
- Munkalap vagy naplós feljegyzés az elvégzett munkáról
- Részteljesítési igazolás, amelyet a megrendelő vagy megrendelői képviselő aláír
- Mértékjegyzék (tételes elszámolásnál), amely mutatja, mi és mennyi valósult meg
- Egyes szerződéseknél: fotódokumentáció a készültségi fokról
A papírvadászat itt különösen fájó tud lenni: a munkalap a művezetőnél, a jelenléti ív az irodában, az igazolás aláírásra vár valakinek a postaládájában — és közben a számla késik.
Hogyan kezeld a visszatartást (jótállási visszatartás)?
Sok szerződés tartalmaz jótállási visszatartás kikötést: a megrendelő a részszámlák összegének egy részét (a mértékét a szerződés rögzíti) visszatartja, és csak a jótállási idő lejártával fizeti ki. Ezt a részszámla kiállításakor figyelembe kell venni, és a szerződésben pontosan rögzíteni szükséges — különben a végén „eltűnt" összegek miatt keletkeznek viták.
Részszámla a gyakorlatban — egy terepi példa
Képzeld el: megnyertél egy 60 milliós iparicsarnok-beruházást. A szerződés négy részszámlát tartalmaz:
- Alapozás kész → 12 M Ft
- Acélszerkezet felállítva → 18 M Ft
- Burkolat és nyílászárók → 15 M Ft
- Végszámla → 15 M Ft
A második mérföldkőnél az acélszerkezet fel van állítva, de a teljesítésigazolás még nem érkezett vissza aláírva. Nálad van-e minden dokumentum egy helyen, vagy reggel a művezetőt hívogatod, délután a megrendelőt, este pedig a munkalapokat turkálod?
A PrimeManagement-ben a munkalap és a teljesítésigazolás digitálisan, az adott projekthez rögzítve él — az irodavezető egyből látja, mi hiányzik az aláíráshoz, és a Billingo-integráción keresztül a részszámla is pár kattintással kiállítható, amint a dokumentáció rendben van.
Mit érdemes szerződésben rögzíteni a részszámlával kapcsolatban?
- A részszámlázás jogát és ütemezését (mérföldkövek vagy időszakok)
- A fizetési határidőt részszámlánként (pl. 15 naptári nap az igazolás kézhezvételétől)
- A jótállási visszatartás mértékét és felszabadításának feltételeit
- A teljesítésigazolás kiállításának folyamatát és határidejét
- A vitatott tételek kezelésének módját (hogy vitás tétel esetén a nem vitatott rész kifizetése ne álljon meg)
Összefoglalás
A részszámla nem csupán pénzügyi eszköz — a projekt előrehaladásának mérőszáma is egyben. Ha a mérföldkövek, a munkalapok és a teljesítésigazolások rendben vannak, a részszámlázás szinte magától működik. Ha viszont az információ fejekben és papírokban szétszórva él, minden egyes részszámla egy külön csata.