Hány számlát felejtettél ki idén?
Este hat van, épp a harmadik helyszínről indulsz haza. Reggel óta két lakásban dolgoztál, egy ipari objektumban felügyelted az anyagkiszállítást, és valahol a fejed sarkában motoszkál: kiszámlázta már valaki az előző heti kisebb munkát? Megvan a teljesítésigazolás ahhoz a panellakáshoz?
A villanyszerelő vállalkozó mindennapjai ilyenek. Sok kis és közepes munka fut párhuzamosan, naponta több helyszín, és az admin – ha nem kap struktúrát – szétcsúszik. Az ajánlat egy nyomtatott papíron van, a felhasznált kábel hosszát a munkás fejből mondja, a számla meg valahol az esti asztalon vár.
Ez nem lustaság, hanem rendszerhiány. És pontosan erre épül a PrimeManagement.
Miért esik szét a számlázás a sok párhuzamos munkánál?
Az ajánlattól a számláig minden manuális
Ha az ajánlatod Wordben vagy Excelben készül, a számlád meg egy másik programban, akkor a kettő között mindig van egy kézi lépés: valakinek át kell másolni a tételeket, újra beírni az árakat, ellenőrizni, hogy minden rákerült-e. Ez idő. És hiba.
Egy átlagos villanyszerelő vállalkozónál, aki havonta 15-20 kisebb munkát végez, ez a másolgatás önmagában elérheti a heti 3-4 órányi felesleges adminisztrációt. Ennyi idő alatt egy újabb munkát lehetne elvállalni – vagy egyszerűen hazamenni időben.
Az anyagelszámolás pontatlanságai a marzson esznek
A kábel, a csatlakozó, a biztosítéktartó, a doboz – apró tételek, de sok munkán összejönnek. Ha ezeket nem rögzíted pontosan a munkalapon, akkor vagy az ügyfél fizeti meg (ami vitát szül), vagy te nyeled le (ami a marzsodat viszi).
A jellegzetes eset: a munka végén kiderül, hogy 40 méter kábel helyett 52 métert használtál el, mert a falban egy átvezetés váratlanul hosszabb lett. Ha ezt nem vezeti fel a munkás a munkalapján, és nem kerül rá a számlára, az a te veszteséged.
A teljesítésigazolás és a számla külön rendszerben él
Sok megrendelő – főleg ha társasház-kezelő, ingatlanfejlesztő vagy kis cég – teljesítésigazolást kér a számla mellé. Ha ez kézzel készül, és a számlázód nem látja, akkor vagy késve megy ki a számla, vagy nem egyezik meg a két dokumentum. Ez reklamációt jelent, és lassítja a fizetést.
Hogyan oldja meg ezt a PrimeManagement?
Ajánlat-motor: az árajánlat pár kattintás, nem félnap
A PrimeManagement ajánlat-motorjában összeállítod a tétellistát – anyagok, munkadíjak, kiszállás –, és az rendszer kezeli az árakat. Amikor a munkát elfogadják, az ajánlat automatikusan projektté alakul. Nem kell újra begépelni semmit.
Egy lakásfelújítás árajánlatát, ami korábban 45-60 percet vett el, le lehet hozni 10-15 percre. Azért, mert az ismétlődő tételek elmenthetők, a rendszer emlékezik az anyagárakra, és a dokumentum rögtön küldhető e-mailben.
Amit ez a valóságban jelent: ha napi két árajánlatot adsz, havonta kb. 10-15 órányi adminisztrációt nyerhetsz vissza.
Munkalap: a terepen rögzített adatok azonnal az irodában is láthatók
A munkás a helyszínen vezeti a munkalapot – mobiltelefonon, az alkalmazásban. Felviszi, mennyi kábelt fogyasztott, milyen szerelvényeket épített be, mennyi ideig dolgozott. Ezek az adatok valós időben megjelennek a rendszerben.
Közben te – akár a következő helyszínen, akár este otthon – látod, mi történt a nap folyamán minden munkán. Nem kell telefonálgatni, nem kell emlékezni, nem kell Excelbe átmásolni.
Az anyagelszámolás így pontos lesz: ami a munkalapra kerül, az a számlára is kerül. Nem marad ki a 12 méter extra kábel.
Számlázás: az ajánlattól egy kattintásra a Billingo-számla
Amikor egy munka lezárul, a rendszer a munkalap és az ajánlat adataiból automatikusan összeállítja a számla tételeit. A PrimeManagement Billingo-integrációval dolgozik, tehát a számla közvetlenül a rendszerből küldhető ki – nem kell átváltani másik programba.
Egy konkrét folyamat:
- Ajánlat elfogadva → projekt létrejön
- Munkás felviszi a munkalapot a terepen
- Te lezárod a projektet
- Pár kattintással számla megy ki Billingón keresztül
Nincs kézi másolás, nincs duplikált adatbevitel, nincs elfelejtett tétel.
Teljesítésigazolás és számla egy rendszerben
Ha a megrendelő teljesítésigazolást kér, az ugyanabból az adatból generálható, amiből a számla. A két dokumentum egyezni fog – mert ugyanaz a forrás. Ez kisebb a reklamáció esélye, gyorsabb a fizetés.
Mi változik a napi munkában?
Reggel
Megnézed a napi bontást: melyik munkán ki dolgozik, milyen anyag van kint a raktárból. Nem kell telefonálni.
Délelőtt – terepen
A munkás a munkalapot vezeti. Te az ügyféllel egyeztetsz, közben a rendszerben látod, hogy a tegnapi munka munkalapja lezárult, a számla készen áll küldésre.
Délután
Két kattintással kimegy a számla. Nem este tizenegykor, hanem munkaidőben.
Este
Nincs Excel, nincs cédulaböngészés. A hét végén megnézed, melyik projekt nyereséges, melyiken csúsztál az anyagköltséggel. Ez az átláthatóság.
Mire figyelj, ha villanyszerelő vállalkozóként belevágnak?
- Anyagárak: vidd fel egyszer a rendszerbe a saját anyagáraidat – ezután az ajánlatok és a munkalapok ezekből dolgoznak.
- Munkalap-fegyelem: a rendszer csak akkor pontos, ha a munkások tényleg felviszik az adatokat. Érdemes az első két héten ezt tudatosan begyakorolni.
- Számlázási ütemezés: döntsd el előre, mikor számlázol – munka lezárultával azonnal, vagy havi összesítéssel. A rendszer mindkettőt kezeli.
Összefoglalva
A villanyszerelő vállalkozónál a számlázás azért csúszik el, mert az ajánlat, a munkalap és a számla három különböző helyen él – papíron, Excelben és egy számlázóprogramban. A PrimeManagement ezt köti össze: egy helyen, valós időben, automatikusan.
Nem arról van szó, hogy mindent megold magától. Arról van szó, hogy a rendszer elveszi azt a kézi, ismétlődő munkát, ami most az esti óráidat eszi – és visszaadja az átláthatóságot, ami ahhoz kell, hogy tudd: megkeresed-e azt a munkát, amit elvállaltál.
Próbáld ki 14 napig, ingyen – bankkártya nélkül.
Regisztrálj, töltsd fel az első munkádat, és nézd meg, hogyan néz ki a számlázás, ha az ajánlat, a munkalap és a Billingo egy rendszerben van. Ingyenes próba indítása →